Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.
Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.
Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.
Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.
Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.
Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.
2. Не тратьте первые три часа впустую
Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.
Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.
Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.
Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.
Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.
Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.
Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.
Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.
- Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
- Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
- Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
- В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.
3. Ведите сбалансированный образ жизни
Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.
То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.
Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.
Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).
Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .
4. Слушайте музыку на повторе
Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).
Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.
Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.
- Почему вечно занятые люди на самом деле не так уж успешны
- Как поступить, если Вам надо быть одновременно на двух встречах
- Почему лучше оставлять четверть своего времени свободным
- В чем суть правила «трех гвоздей», которое уместно при цейтноте
В этой статье двое ваших коллег расскажут, как организовать рабочее время, чтобы все успевать и бороться с цейтнотом.
Как управлять своим рабочим временем, чтобы не оказаться в цейтноте и что делать, если он все же вас настиг? Питер Брегман, консультант по вопросам управления компаниями и создания лидерских команд, дает, к примеру, следующие советы (см. книгу Питера Брегмана «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела». – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014).
От руководителей часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время и анализировать, на что оно потрачено. Образуется порочный круг: нет времени, чтобы управлять временем. Чтобы решить эту проблему предлагаем короткий недельный алгоритм освоения основных инструментов тайм-менеджмента, который по силам даже самому занятому Генеральному Директору.
В статье Вы найдете подробный пошаговый план, который можно внедрить уже сегодня.
- Периодически прерывайтесь, чтобы передохнуть. Это поможет восстановиться, сосредоточиться на приоритетах и эффективнее двигаться к цели.
- Определите критерии оценки завершенности задачи. Так легче будет понять, что Вы добились результата и можете приступать к следующему делу.
- Если над какой-то проблемой Вы не работаете в течение трех дней подряд, измените ее приоритетность или перенесите исполнение на более отдаленный срок. Это поможет сконцентрироваться на главном.
- Настройте свой телефон, компьютер или часы таким образом, чтобы каждый час они издавали звуковой сигнал. Это позволит Вам систематически контролировать и оценивать текущую деятельность и промежуточный результат.
- Не позволяйте себя отвлекать. Ученые выяснили, что 40% людей не возвращаются к задаче, которую раньше выполняли, после того как их отвлекли.
- Действуйте последовательно. Никогда не делайте несколько дел одновременно. Это заставит Вас постоянно переключаться между задачами, что снизит результативность.
Чтобы организовать рабочее время, анализируйте свой день
Алла Иванова, Генеральный Директор и владелец компаний «Алла Принт» и «Галерея косметики», Москва
Управлять своим временем научиться сложно, но этим навыком должен владеть каждый успешный руководитель. Я прошла много специальных тренингов, читала соответствующую литературу, перенимала опыт других руководителей – и поняла, что ни одна модель тайм-менеджмента мне до конца не подходит. Поэтому стала создавать свою. В результате выработала ряд правил, позволяющих так планировать время, чтобы добиваться поставленных целей и при этом оставаться полной сил.
Правило 1. Чем больше времени Вы уделите планированию, тем меньше будет цейтнотов. Я вывела закономерность: каждые десять минут планирования сегодня экономят час Вашего времени завтра. Поэтому свое время распределяю так. По четвергам (иногда по пятницам) составляю план на неделю вперед. Заполняю его не полностью; как правило, записываю только основные задачи и встречи. Это дает возможность каждый вечер более тщательно выстраивать график на следующий день. Так Вы более практично используете время, всегда успеваете реализовать основные планы и подстраивать под них более мелкие задачи. А вот планировать время с точностью до минуты не рекомендую: Вы начнете обвинять себя в том, что многое не успели.
Правило 2. При планировании времени оставляйте свободным примерно четверть. На какой бы срок я ни планировала дела (неделя, месяц, год), всегда оставляю в запасе примерно четвертую часть всего времени. Опыт показывает, что в течение дня всегда возникает срочный вопрос, который требует моего участия. Например, сегодня в офис зашел мой давний знакомый. Он не предупредил, что придет, но благодаря этому методу у меня было немного времени, чтобы мы смогли спокойно выпить кофе и поговорить. Имея подобный временной буфер, Вы сможете спокойнее готовиться ко всем предстоящим или внеплановым делам. К примеру, я знаю, что одни переговоры потребуют час на путь туда и обратно плюс примерно час на саму встречу. В таком случае я отвожу на эту задачу не два часа, а три, чтобы иметь возможность чувствовать себя более уверенно, даже если по каким-то причинам встреча затянется. Если же удается закончить дела вовремя или раньше срока, оставшееся время можно потратить по своему усмотрению.
Правило 3. В период напряженной работы делайте принудительные перерывы. Когда работа идет очень интенсивно (например, запускается новый проект), я принудительно ставлю в расписание получасовые прогулки по скверу. Вначале мне приходилось себя достаточно жестко заставлять: допустим, ровно в час дня ежедневно в течение недели я выходила на улицу и выключала телефон. После такого перерыва работаешь намного продуктивнее.
Правило 4. Если возникают две равнозначные задачи, заранее определите их приоритетность. Недавно два важных для нас клиента изъявили желание встретиться со мной в один день. Оба партнера давали нашей компании одинаковую выручку, поэтому сделать однозначный выбор, с кем встречаться, не было возможности. В подобных ситуациях я руководствуюсь двумя факторами: территориальным (насколько далеко находится место, куда необходимо прибыть для решения задачи, сколько ресурсов нужно) и личным (каковы взаимоотношения с контрагентами). Есть руководители, которые не соглашаются общаться ни с кем, кроме директора. С такими людьми я стараюсь встречаться лично, а к остальным отправляю помощника или доверенное лицо. Главное – дать клиентам понять, что они все важны. Стоит позвонить и сказать об этом лично, а затем предложить варианты решения проблемы. Таким образом можно выиграть время, и у Вас появится возможность решить задачи по очереди.
Правило 5. Разделяйте и властвуйте. Я давно поняла, что одна я ничего не успею сделать. Поэтому распределяю обязанности между компетентными сотрудниками, тем самым не только упрощая себе жизнь, но и повышая качество управления персоналом. Некоторые руководители опасаются такого положения дел, при котором их сотрудники в каких-то областях разбираются лучше. Я, наоборот, уважаю компетентных специалистов. Даже если они умнее меня, то лишь в какой-то одной области. К примеру, я, конечно, но только в определенных рамках – то, чего мне достаточно. Поэтому не следует стараться разбираться во всем.
Правило 6. Работайте над собственными ошибками. Я анализирую каждый день (как правило, по дороге домой), какие события и обстоятельства отняли у меня время, какие я совершила ошибки, что успела сделать, а что нет. Постепенно, с опытом, Вы научитесь предвосхищать события, которые могут повлиять на Ваш распорядок. Так, я заметила, что одной из причин возникновения цейтнотов было мое нежелание заниматься неприятными делами, в частности звонить определенным людям. Я регулярно откладывала такие беседы до последнего, что и приводило потом к проблемам. Еще один действенный способ выявить неэффективное использование времени – записывать в течение дня все, чем Вы занимались, вплоть до мелочей. Такой список наглядно демонстрирует, где Вы теряете время. Проводить подобный тщательный анализ стоит, когда это необходимо, то есть когда Вы понимаете, что день растягивается и Вы перестаете все успевать.
Правило 7. Не рвитесь заработать все деньги. Я обратила внимание: вечно занятые люди – не такие уж успешные. Заметьте: когда мы торопимся, у нас не получается даже пуговицу застегнуть с первого раза, что уж говорить о принятии важных решений. За годы руководства я научилась периодически останавливаться, делать глубокий вдох и только потом продолжать путь – спокойно и размеренно (см. также: В работе делайте остановки, чтобы наточить топор). А для этого важно усвоить одно правило: нельзя пытаться заработать все деньги, разрываясь между множеством дел.
- Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому
В работе делайте остановки, чтобы наточить топор
В Канаде проводился ежегодный мировой чемпионат лесорубов. Финалистами оказались канадец и норвежец. Каждому из них отвели участок леса. Кто сможет повалить большее количество деревьев с восьми утра до четырех часов дня, тот и станет победителем. Финалисты приступили к соревнованиям, и вскоре канадец услышал, что норвежец остановился. Поняв, что это его шанс, он удвоил усилия. Через какое-то время норвежец принялся за дело. Они работали почти синхронно, затем норвежец вновь сделал остановку. Он каждый час делал перерывы на десять минут, а канадец продолжал работу. Когда раздался сигнал об окончании соревнования, канадец был уверен, что приз у него в кармане. Однако он потерпел поражение. – Как это получилось? – спросил он у норвежца. – Каждый час я слышал, что ты на десять минут прекращаешь работу. Как ты умудрился нарубить больше леса, чем я? Это невозможно! – На самом деле все очень просто, – прямо ответил норвежец. Каждый час я останавливался на десять минут и, пока ты продолжал рубить лес, точил свой топор.
При цейтноте требуйте от сотрудников коротких писем и не забывайте о главной цели
Илья Рубцов, Директор компании «Корус Консалтинг СНГ», Санкт-Петербург
Бывают моменты, когда количество требующих одновременной работы задач у меня просто зашкаливает. Кажется, что не только проблематично держать их в голове, но и невозможно со всеми справиться в принципе. Когда наступает такой период, я использую несколько эффективных приемов.
Twitter-style. Есть сотрудники, которые любят писать длинные и довольно запутанные письма. Если я получаю такое, то прошу подчиненного коротко, в одном-двух предложениях переформулировать идею, вычленить суть и написать понятным языком. Часто бывает, что, стараясь переосмыслить проблему, сотрудник сам находит выход – или проблема становится настолько простой, что принять решение или дать совет Вы можете довольно быстро.
Правило «трех гвоздей». Этим правилом лучше не злоупотреблять, однако порой оно позволяет сосредоточиться на действительно важных вещах. Метод пошел от старой байки: на стене прибиты три гвоздя, и если появляется задача, то Вы ее вешаете на первый гвоздь и о ней забываете. Если эта же задача возникает вновь, она перевешивается с первого на второй гвоздь, и Вы также о ней забываете. То же самое происходит в третий раз. Если же задача напоминает о себе в четвертый раз, то ее выполняют, так как перевесить ее некуда. Но до этого доходит в редких случаях, чаще всего задача или решается без Вашего участия, или становится неактуальной.
Таймер. Очень многие дела завершаются позднее запланированных сроков. При этом каждая задержка влияет на выполнение последующих задач. Такая ситуация усугубляет цейтнот. У большинства людей телефон имеет функцию таймера, позволяющую подать сигнал через определенное время. Это помогает четко ограничивать время на выполнение задач и не нарушать планы. К примеру, у меня все дела, встречи и мероприятия обозначены в электронном календаре, который автоматически синхронизируется на компьютере, телефоне и планшете. Для всех записей в календаре включено напоминание о следующей задаче: когда приходит ее время, на компьютере и на телефоне выводится со звуковым сигналом сообщение о том, что пора закругляться и переходить к следующему делу.
Фильтр. Очень полезны заместители и помощники, которые готовят для Вас необходимую информацию, помогают выполнять задачи, избавляют Вас от лишних проблем, позволяя высвободить время для основных, наиболее важных дел. Например, когда возникает очередная проблема, которую нужно срочно решить, поручите помощнику проработать и подготовить информацию, на основе которой Вы смогли бы быстро принять решение.
Глобальная цель. Директору важно помнить о глобальных целях, о стратегии компании. Все вопросы и ответы на них должны быть связаны с решением стратегических задач. Чтобы постоянно держать в голове такие ориентиры, я каждый понедельник нахожу время для определения ключевых приоритетов и планирую важнейшие задачи предстоящей недели в рамках реализации стратегии компании.
И еще одна рекомендация, как организовать свое рабочее время. При напряженной работе и огромной ответственности очень важна психическая устойчивость руководителя. А чтобы ее сохранять, нужно уметь отключаться от работы. Желательно ежедневно выделять время для спорта, хобби и любых других отвлекающих занятий. Это позволяет поддерживать баланс энергии и восстанавливать силы для эффективной работы.
Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу
Рабочий день у большинства людей начинается с правильных намерений, заряда энергии, амбициозного списка задач и вполне управляемого потока писем. Но порядку приходит конец, когда появляются совещания, сообщения и авралы у коллег. В конечном итоге, все планы рушатся, и вы отправляетесь домой уставшим и побежденным.
Но не стоит отчаиваться. Этот замкнутый круг можно разрушить с помощью приоритезации, сфокусированности и ставки на собственный неисчерпаемый ресурс (хотя, иногда так не кажется) – энергию. Ниже перечислено все то, что вам нужно знать о структурировании работы в течение дня.
Выбирайте то, над чем действительно необходимо работать
Существует простая матрица 2*2, названная в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, которая поможет вам верно расставить приоритеты. Однажды политик сказал, что у него всегда есть два типа проблем – срочные и важные. Срочные – не важны, а важные никогда не бывают срочными.
Вероятнее всего, составляя todo-лист, вы тоже разделяете дела на «срочные» и «важные». Матрица Эйзенхауэра поможет вам разобраться, в чем разница между ними. Она состоит из четырех ячеек и двух осей – «срочность» и «важность». Достаточно потратить всего несколько минут и категоризировать каждую из своих задач, чтобы понять, на какие активности вы тратите время зря.
Срочные, но не важные задачи, как правило, являются источником беспокойства. Они состоят из сообщений от коллег, приглашений на встречи и ответы на сообщения FYI. Эти задания заставляют нас постоянно находится в «режиме ответа». Кроме того, они отвлекают от самого главного – важных, но не срочных задач. Последние не имеют четких сроков и, в случае, например, с руководителями, включают в себя работу над стратегическими идеями, долгосрочное планирование, инвестирование в таланты или создание бренда. Можете представить себе последствия отсрочки подобных дел?
Выделяйте время для углубленной работы
Венчурный капиталист Сэм Альтман называет шумиху вокруг мира digital – «одним из величайших кризисов в области психического здоровья нашего времени». Мы проверяем смартфоны по 150 раз в день и, по данным профессора компьютерных наук Кэла Ньюпорта, это значительно снижает способность к ясному и творческому мышлению.
Ньюпорт считает, что возможностью сосредоточиться на углубленной работе является интенсивное выполнение заданий в единицу времени. Он цитирует одну из тактик профессора Университета Пенсильвании Адама Гранта, заключающуюся в выполнении сложной, но важной интеллектуальной работы в течение длительного, непрерывного отрезка времени. Для Гранта это означает посвящение осеннего семестра преподаванию, а весеннего и летнего – исследованиям.
Если ваша работа не позволяет вам тратить максимум времени на определенные задачи, не расстраивайтесь. Ньюпорт рекомендует ввести «фиксированную производительность», которая позволит составить четкий, сбалансированный график труда и отдыха. Это означает, в том числе, и отсутствие работы после 17:30. Если такой подход не сработает, можно обратиться к облегченной версии углубленной работы – методу Pomodoro, включающему в себя последовательность нескольких 25-минутных периодов напряженной работы, отделяемых друг от друга временем на отдых.
Следите за тем, сколько времени вы тратите на собрания
Пол Грэм, основатель стартап-инкубатора Y Combinator, различает два типа расписаний – расписание «создателя» (the maker ) и менеджера. Если в течение дня вы чередуете встречи, конференции и ответы на письма, то, скорее всего, живете по расписанию менеджера. Они, как правило, организуют свой день по часам. «Создатели» же, к которым относятся писатели, программисты и художники, разделяют работу на долгие, непрерывные отрезки времени. Как правило, графики обоих типов сотрудников пересекаются на совещаниях. И каждый из них должен понимать последствия таких встреч. Даже короткое совещание может заставить вас отложить амбициозный проект на потом. Поэтому, планируя очередную встречу, обязательно спрашивайте себя о ее необходимости.
Сосредоточьтесь на своем скрытом ресурсе – энергии
Немного хороших новостей – существует новый подход к управлению временем, который рекомендует сделать упор на собственную энергию. В отличие от времени, которое имеет свойство заканчиваться, энергию можно пополнять.
Основы этого метода описаны в книге Тони Шварца и Джима Лоэра «Сила полного участия». Они заключаются в том, что получить максимум производительности от своего персонала можно только с помощью укрепления и пополнения его физической, ментальной, эмоциональной и духовной энергии. Так, физическую энергию можно пополнять, организовав, например, занятия по фитнесу. Пополнение эмоциональной энергии кроется в помощи в борьбе со стрессами, а умственной – в работе с долгосрочными задачами. Что же касается духовной составляющей, то люди получают эту энергию, когда видят смысл в том, что делают. Они лучше фокусируются и демонстрируют настойчивость.
Съешьте «лягушку»
Вы когда-нибудь сталкивались со страшными задачами, которые постоянно присутствуют в todo-листе и нависают над сотрудником, лишая его продуктивности и производительности? Именно эти задачи называются лягушками. И их нужно стараться «съедать» как можно быстрее.
Ойка задала вопрос о том, как правильно организовать свой рабочий день:
«Как фрилансеру организовать рабочий день, чтобы не лениться?»
Ответ
Это большой вопрос, достойный по объему целой книги. Поэтому отвечу тезисно. Если какие-то термины и понятия будут неясны, задавайте вопросы и я их расшифрую.
Неважно, фрилансер ты или нет. Большинство, и имея работу в офисе, и имея свой бизнес, ленятся и неправильно организуют свой день. Поэтому большинство советов подойдут всем.
- Имей написанные на бумаге цели: (долгосрочные цели на 10-15 лет), цели на год, разбитые по кварталам и месяцам. Чаще лень произрастает от бесцельности и отсутствия вдохновения. Если есть вдохновляющие и понятные цели, ты всегда выберешь делать что-то для них, чем бесцельно слоняться в Интернете или сидеть у телевизора. Создай для вдохновения, именно оно дает энергию для ежедневных действий. Мечтай перед сном о своем Видении (с той же целью - получение энергии для движения вперед).
- Осуществляй планирование, кроме годового и квартального, помесячное и понедельное. Вписывай туда конкретные цели и задачи. Например, для фрилансера, пишущего тексты, в январе - написать 10 статей, провести переговоры с 1 журналом, найти двух новых клиентов, заработать на этом 1 000 долларов и инвестировать из них 500 долларов в мою «золотую курицу» (кто не знаком с термином, ждите мою серию статей о том, как стать миллионером). Начинай неделю с плана, заканчивай неделю анализом прошлой недели и планированием новой. Обрати внимание, если какая-то задача регулярно не выполняется, похоже, что это «не твое» (проверь на соответствие ). Если не соответствует - делегируй ее или попробуй отказаться от этой задачи, изменив деятельность. Либо у тебя может быть (сделай практику), либо много страхов, тогда это именно та задача, которую ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно выполнить (сделай технику ).
- Распиши себе режим дня. Невозможно ежедневно быть эффективным в плавающем графике. Должно быть четкое время отбоя и подъема, приема пищи, отдыха. И рабочие блоки: запланируй 3-4 двухчасовых блока в день в определенное время. Каждый блок должен быть посвящен определенному типу задач. Например, один - написанию уже заказанных статей, второй - продвижению себя и поиску новых заказчиков, третий - размышлениям и стратегическому планированию, четвертый - большому делу категории B (по матрице Эйзенхауера, важное, но не срочное дело), например, написанию книги.
- Использование метода приоритетов. Здесь три варианта.
- Есть общий список дел, ты выбираешь утром самое важное (как если бы тебе сегодня можно было сделать только одно дело и все) и делаешь именно его. Потом снова выбираешь самое важное и делаешь. Приоритеты в течение дня могут меняться, поэтому каждый раз смотри на список свежим взглядом. В этой ситуации, даже если ты сделаешь в течение дня только часть запланированных дел, то будешь чувствовать больше удовлетворения, так как сделаны именно самые важные дела, те, которые продвинут тебя вперед.
- Ранжирование дел по матрице Эйзенхауера. Разбивание дел на группы А (важные, срочные), B (важные, не срочные), C (неважные, срочные), D (неважные, не срочные). Внутри каждой группы ранжирование 1, 2, 3 (по важности). Делаешь дела ТОЛЬКО!!! в порядке убывания важности: А1, А2 ….. B1, В2 и т.д. Дела группы В должны присутствовать каждый день, дела группы D (типа пустых звонков и просмотра телепрограмм) отсутствовать вообще.
- Принцип 20/80. Выдели те 20 % дел, которые принесут тебя максимальный результат по отношению к твоим долгосрочным и краткосрочным целям. Делай только их.
5. Крайне важно бодрое утро и хороший сон. Утром - ранний подъем и пробежка, йога или зарядка помогут зарядиться энергией на весь день.
6. Рабочее место дома должно быть четко отделено от мест отдыха и т. д. Оно сразу должно настраивать на рабочий лад. Купи красивый ежедневник, подставку для ручек, планшет на стену для оперативных записей. Не ешь за рабочим местом, не смотри фильмы и не играй в игры, для этого должны быть свои отдельные пространства.
7. Используй метод крайних сроков. Всегда ставь крайние сроки, когда должно быть завершено большое дело. Это «линия смерти», которая не должна быть пересечена. Умри, но заверши дело в этот срок, пусть даже последние три дня до срока тебе не придется спать. Без крайних сроков месячные дела могут растягиваться на годы.
8. Используй штрафы и поощрения. Поиграй в штрафы - назначь себе систему баллов за выполненные и невыполненные дела. Определенная сумма баллов = определенной сумме штрафов или поощрений. Штрафы должны быть деньгами. По итогам накопления значительных сумм отдай их куда-то. Поощрения это приятные тебе вещи.
Ойка, скорее всего ты знаешь все эти принципы, и большинство их знает. Остается самое важное - делать. Прими решение, какие именно пункты ты будешь внедрять сейчас (сразу скажу, критичные для эффективной работы пункты 1-4) и внедряй в течение недели. Отпишись о результатах, нам очень интересно, что из этого выйдет.
Удачи тебе!
_____________________
А для планомерного и успешного внедрения новых привычек, повышения уровня самоорганизации у меня разработан и много лет проводился один из самых любимых тренингов «Самодисциплина раз и навсегда 2.0. Нон-стоп». Теперь он стал большой трехмесячной . Под моим наставничеством двигаться гораздо проще. Попробуйте.
Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.
Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.
Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.
Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.
1 способ: Заведите список задач на день
Для чего нужен список задач?
Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:
 |
 |
 |
| Рис. 1 | Рис. 2 | Рис. 3 |
 |
 |
| Рис. 4 | Рис. 5 |
Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.
А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.
Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.
Представим ситуацию из жизни
Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда вы пришли на работу:
Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.
Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Преимущества записной книжки
Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:
1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.
2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.
3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.
Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.
Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.
2 способ: Работайте со списком задач каждый день
Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
3 способ: Сначала записать, потом делать
Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.
Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.
Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.
4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи
Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.
Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.
Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.
5 способ: Электронный органайзер
Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:
А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.
Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.
6 способ: Планируйте следующий день с вечера
Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.
Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.
7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности
Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.
Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.
Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)
 |
|
